Jika Anda ingin menggunakan akun Gmail untuk mengirim email dari website, WordPress, PHPMailer, aplikasi PHP, atau sistem notifikasi, biasanya Anda membutuhkan SMTP Gmail.

Namun, untuk alasan keamanan, sebaiknya jangan memasukkan password utama akun Google Anda ke dalam aplikasi.

Google menyediakan fitur bernama Sandi Aplikasi atau App Password yang dapat digunakan sebagai password khusus untuk aplikasi tertentu.

Pada panduan ini kita akan membahas cara membuat Sandi Aplikasi Gmail sampai menggunakannya untuk SMTP.

Apa Itu Sandi Aplikasi Gmail?

Sandi Aplikasi Gmail atau Google App Password adalah kode khusus 16 digit yang dibuat oleh Google agar sebuah aplikasi dapat mengakses akun Google tanpa harus menggunakan password utama akun tersebut.

Sandi aplikasi biasanya digunakan untuk aplikasi atau perangkat yang tidak menyediakan metode Login dengan Google.

Google juga menjelaskan bahwa Sandi Aplikasi hanya dapat digunakan pada akun yang sudah mengaktifkan Verifikasi 2 Langkah atau 2-Step Verification.

Contoh penggunaannya antara lain:

• SMTP website
• PHPMailer
• WordPress
• WP Mail SMTP
• Plugin formulir kontak WordPress
• Sistem notifikasi email
• Aplikasi PHP
• Sistem reset password
• Email invoice
• Notifikasi transaksi
• Aplikasi internal perusahaan
• Software desktop tertentu

Jadi sederhananya:

Gmail → Sandi Aplikasi → SMTP → Website/Aplikasi → Mengirim Email

Kenapa Tidak Menggunakan Password Gmail Biasa?

Misalnya Anda mempunyai akun:

contoh@gmail.com

Anda sebenarnya tidak disarankan memasukkan password utama Gmail ke dalam konfigurasi aplikasi.

Ada beberapa alasan.

Pertama, apabila source code website bocor, password utama Google Anda berisiko ikut diketahui.

Kedua, password utama Google juga memberikan akses ke layanan Google lainnya yang terhubung dengan akun tersebut.

Ketiga, Google mempunyai mekanisme keamanan yang dapat menolak login dari aplikasi tertentu.

Karena itu untuk aplikasi yang memang membutuhkan autentikasi berbasis password dan tidak menyediakan Login dengan Google, kita dapat menggunakan Sandi Aplikasi.

Google menyebut Sandi Aplikasi sebagai kode 16 digit yang memberikan izin kepada aplikasi atau perangkat tertentu untuk mengakses akun Google.

Syarat Membuat Sandi Aplikasi Gmail

Sebelum membuat Sandi Aplikasi, pastikan akun Google Anda sudah mengaktifkan:

Verifikasi 2 Langkah

Fitur Sandi Aplikasi tidak akan tersedia apabila Verifikasi 2 Langkah belum diaktifkan.

Secara sederhana prosesnya adalah:

Aktifkan Verifikasi 2 Langkah → Buat Sandi Aplikasi → Masukkan Sandi Aplikasi ke SMTP

Langkah 1: Login ke Akun Google

Pertama, buka akun Google yang nantinya akan digunakan sebagai email pengirim.

Login menggunakan:

• alamat Gmail
• password akun Google

Pastikan Anda login menggunakan akun yang memang ingin digunakan untuk mengirim email melalui SMTP.

Contoh:

notifikasiwebsite@gmail.com

Langkah 2: Buka Pengaturan Keamanan Google

Setelah berhasil login, masuk ke halaman pengaturan Akun Google.

Kemudian cari menu:

Keamanan & Login

Pada bagian cara Anda login ke Google, cari pengaturan:

Verifikasi 2 Langkah

Google saat ini menempatkan pengaturan tersebut pada bagian keamanan akun.

Langkah 3: Aktifkan Verifikasi 2 Langkah

Klik menu:

Verifikasi 2 Langkah

Kemudian ikuti proses yang diberikan Google.

Google mungkin meminta Anda melakukan verifikasi menggunakan metode keamanan yang tersedia pada akun Anda.

Selesaikan seluruh proses sampai status Verifikasi 2 Langkah aktif.

Fitur ini memberikan lapisan keamanan tambahan karena proses login tidak hanya bergantung pada password.

Langkah 4: Buka Menu Sandi Aplikasi

Setelah Verifikasi 2 Langkah berhasil diaktifkan, selanjutnya kita dapat membuat Sandi Aplikasi.

Pada pengaturan Akun Google cari:

Sandi Aplikasi

atau apabila menggunakan bahasa Inggris:

App Passwords

Anda mungkin diminta memasukkan kembali password atau melakukan verifikasi identitas.

Hal tersebut normal karena kita sedang membuka pengaturan keamanan akun.

Langkah 5: Buat Sandi Aplikasi Baru

Setelah halaman Sandi Aplikasi terbuka, buat Sandi Aplikasi baru.

Untuk nama aplikasi, Anda dapat memberikan nama sesuai kebutuhan.

Contohnya:

SMTP Website

atau:

WordPress SMTP

atau:

Website Toko Online

atau:

PHPMailer

atau:

Notifikasi Website

Memberikan nama yang jelas akan mempermudah Anda mengetahui aplikasi mana yang menggunakan password tersebut.

Misalnya:

Nama aplikasi:

SMTP Website Toko

Kemudian buat Sandi Aplikasi tersebut.

Langkah 6: Salin Sandi Aplikasi

Setelah berhasil dibuat, Google akan memberikan Sandi Aplikasi 16 digit.

Contohnya secara ilustrasi:

abcd efgh ijkl mnop

Contoh di atas bukan password asli dan jangan digunakan.

Salin password yang diberikan Google tersebut.

Password inilah yang nantinya digunakan pada konfigurasi SMTP.

Jangan menggunakan password utama akun Gmail.

Penting: Simpan Sandi Aplikasi Saat Ditampilkan

Sandi Aplikasi yang baru dibuat sebaiknya langsung disalin dan dimasukkan ke konfigurasi aplikasi Anda.

Google menjelaskan bahwa setiap Sandi Aplikasi hanya dapat dilihat saat dibuat. Jika Anda lupa atau kehilangan password tersebut, Anda dapat membuat Sandi Aplikasi yang baru.

Karena itu:

Jangan menyebarkan Sandi Aplikasi kepada orang lain.

Perlakukan Sandi Aplikasi seperti Anda memperlakukan sebuah password.

Setting SMTP Gmail

Setelah mendapatkan Sandi Aplikasi, sekarang kita dapat melakukan konfigurasi SMTP.

Untuk konfigurasi Gmail, Anda dapat menggunakan:

SMTP Host

smtp.gmail.com

SMTP Authentication

Yes / Aktif

Username

Gunakan alamat Gmail lengkap.

Contoh:

contoh@gmail.com

Password

Gunakan Sandi Aplikasi, bukan password utama Gmail.

Encryption

TLS

Port

587

Google mencantumkan smtp.gmail.com sebagai server SMTP Gmail dengan dukungan TLS/STARTTLS pada port 587.

Contoh Konfigurasi SMTP Gmail

Berikut konfigurasi yang paling umum digunakan:

SMTP Host     : smtp.gmail.com
SMTP Port     : 587
Encryption    : TLS
Authentication: Yes
Username      : emailanda@gmail.com
Password      : SANDI_APLIKASI

Contohnya:

Host     : smtp.gmail.com
Port     : 587
Secure   : TLS
Username : tutorial@gmail.com
Password : xxxx xxxx xxxx xxxx

Password pada bagian tersebut adalah Sandi Aplikasi Google, bukan password login Gmail.

Bagaimana Jika Menggunakan SSL?

Selain TLS port 587, Gmail juga mendukung konfigurasi SMTP dengan koneksi SSL.

Konfigurasinya:

SMTP Host  : smtp.gmail.com
SMTP Port  : 465
Encryption : SSL

Google mencantumkan port 465 untuk SSL dan 587 untuk TLS/STARTTLS dalam konfigurasi server email Gmail.

Untuk sebagian besar konfigurasi website modern, Anda dapat mencoba terlebih dahulu:

Port: 587
Encryption: TLS

Contoh Penggunaan pada WordPress

Jika Anda menggunakan WordPress, Sandi Aplikasi Gmail dapat digunakan pada berbagai plugin SMTP.

Misalnya plugin SMTP meminta informasi:

Mailer       : Other SMTP
SMTP Host    : smtp.gmail.com
Encryption   : TLS
SMTP Port    : 587
Authentication: ON
SMTP Username: emailanda@gmail.com
SMTP Password: Sandi Aplikasi

Setelah semuanya diisi, simpan pengaturan kemudian jalankan fitur Test Email apabila tersedia.

Jika email berhasil diterima, berarti konfigurasi SMTP sudah berjalan.

Contoh Penggunaan pada PHPMailer

Konfigurasi dasarnya kurang lebih seperti berikut:

$mail->isSMTP();

$mail->Host = 'smtp.gmail.com';
$mail->SMTPAuth = true;

$mail->Username = 'emailanda@gmail.com';
$mail->Password = 'SANDI_APLIKASI';

$mail->SMTPSecure = PHPMailer\PHPMailer\PHPMailer::ENCRYPTION_STARTTLS;
$mail->Port = 587;

Pada bagian:

$mail->Password = 'SANDI_APLIKASI';

isi menggunakan Sandi Aplikasi yang telah dibuat sebelumnya.

Jangan memasukkan password utama akun Gmail.

Lebih Aman Simpan Password di File Konfigurasi

Apabila menggunakan aplikasi PHP, sebaiknya jangan menuliskan password SMTP langsung pada file PHP yang dapat diakses publik.

Misalnya jangan menyebarkan kode seperti:

$smtpPassword = 'password-asli-anda';

ke repository publik atau GitHub.

Lebih baik simpan credential SMTP di konfigurasi yang berada di luar direktori publik atau menggunakan environment variable.

Contohnya:

SMTP_HOST=smtp.gmail.com
SMTP_PORT=587
SMTP_USER=emailanda@gmail.com
SMTP_PASS=sandi_aplikasi

Dengan cara tersebut credential lebih mudah dikelola dan tidak tersebar ke banyak file program.

Sandi Aplikasi Tidak Muncul, Kenapa?

Salah satu masalah yang cukup sering terjadi adalah pengguna sudah membuka pengaturan Google tetapi menu Sandi Aplikasi tidak ditemukan.

Ada beberapa kemungkinan penyebabnya.

1. Verifikasi 2 Langkah Belum Aktif

Pastikan fitur:

Verifikasi 2 Langkah

sudah benar-benar aktif.

Sandi Aplikasi hanya tersedia pada akun dengan Verifikasi 2 Langkah.

2. Menggunakan Akun Kantor atau Sekolah

Apabila menggunakan akun Google yang dikelola perusahaan, sekolah, universitas, atau organisasi, administrator dapat membatasi fitur keamanan tertentu.

Google menyebut kondisi ini sebagai salah satu alasan opsi Sandi Aplikasi mungkin tidak tersedia.

Hubungi administrator Google Workspace apabila Anda menggunakan akun organisasi.

3. Akun Menggunakan Advanced Protection

Sandi Aplikasi juga dapat tidak tersedia pada akun tertentu yang menggunakan Advanced Protection.

4. Konfigurasi Verifikasi Menggunakan Kunci Keamanan Tertentu

Google juga menjelaskan bahwa konfigurasi Verifikasi 2 Langkah tertentu yang hanya menggunakan security key dapat menyebabkan opsi Sandi Aplikasi tidak tersedia.

SMTP Error: Username and Password Not Accepted

Jika mendapatkan error seperti:

Username and Password not accepted

atau:

Authentication failed

periksa beberapa hal berikut.

Periksa alamat email

Gunakan alamat lengkap:

emailanda@gmail.com

Jangan gunakan password Gmail utama

Gunakan Sandi Aplikasi.

Pastikan Verifikasi 2 Langkah aktif

Sandi Aplikasi membutuhkan Verifikasi 2 Langkah.

Periksa port

Gunakan:

587

untuk TLS/STARTTLS.

Atau:

465

untuk SSL.

Periksa SMTP Host

Pastikan:

smtp.gmail.com

Apakah Sandi Aplikasi Bisa Digunakan Berkali-kali?

Sandi Aplikasi dapat digunakan oleh aplikasi yang sudah Anda konfigurasi dengannya.

Namun, untuk keamanan dan kemudahan pengelolaan, sebaiknya buat Sandi Aplikasi terpisah untuk kebutuhan yang berbeda.

Misalnya:

Website Toko
WordPress Blog
Sistem Invoice
Aplikasi CRM
Website Booking

Dengan begitu jika salah satu aplikasi tidak digunakan lagi, aksesnya dapat dicabut tanpa mengganggu aplikasi lainnya.

Apa yang Terjadi Jika Password Gmail Diganti?

Ini bagian yang cukup penting.

Jika Anda mengganti password utama Akun Google, Google akan mencabut Sandi Aplikasi yang sebelumnya telah dibuat.

Akibatnya website atau aplikasi dapat tiba-tiba gagal mengirim email.

Jika hal tersebut terjadi:

1. Login kembali ke Akun Google.
2. Buat Sandi Aplikasi baru.
3. Salin Sandi Aplikasi.
4. Ganti password SMTP pada website atau aplikasi.
5. Lakukan test pengiriman email.

Bagaimana Cara Menghapus Sandi Aplikasi?

Jika website atau aplikasi sudah tidak digunakan lagi, sebaiknya cabut Sandi Aplikasi yang digunakan aplikasi tersebut.

Masuk ke halaman pengaturan Sandi Aplikasi Google.

Cari aplikasi yang ingin dihapus kemudian cabut aksesnya.

Setelah dicabut, aplikasi tersebut tidak dapat lagi menggunakan Sandi Aplikasi tersebut untuk mengakses akun Google.

Hal ini sangat disarankan terutama apabila:

• website sudah tidak digunakan,
• server berpindah tangan,
• aplikasi sudah dihapus,
• credential pernah bocor,
• credential pernah dikirim kepada orang lain,
• atau Anda mencurigai adanya akses tidak sah.

Apakah SMTP Gmail Cocok untuk Email Massal?

SMTP Gmail cocok digunakan untuk kebutuhan email aplikasi dengan volume wajar seperti:

• notifikasi registrasi,
• reset password,
• formulir kontak,
• invoice,
• pemberitahuan transaksi,
• notifikasi administrator,
• dan email sistem.

Namun untuk pengiriman newsletter atau email massal dalam jumlah besar, sebaiknya menggunakan layanan email transactional atau email delivery khusus.

Hal ini akan memberikan kontrol yang lebih baik terhadap:

• reputasi pengirim,
• bounce,
• complaint,
• statistik pengiriman,
• autentikasi domain,
• dan deliverability email.

Tips Keamanan Menggunakan Gmail SMTP

Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan.

1. Jangan Membagikan Sandi Aplikasi

Walaupun bukan password utama Google, Sandi Aplikasi tetap merupakan credential yang harus dirahasiakan.

2. Jangan Upload Password ke GitHub

Pastikan file konfigurasi berisi credential tidak ikut masuk repository publik.

3. Buat Password Berbeda untuk Setiap Aplikasi

Contohnya:

SMTP WordPress
SMTP CRM
SMTP Invoice
SMTP Website

4. Cabut Password yang Tidak Digunakan

Jika sebuah website sudah tidak aktif, hapus Sandi Aplikasi terkait.

5. Gunakan TLS

Untuk konfigurasi SMTP Gmail, gunakan koneksi terenkripsi seperti TLS atau SSL.

Google mendukung TLS pada SMTP Gmail dan menetapkan koneksi TLS sebagai bagian penting dari keamanan pengiriman email.

Kesimpulan

Membuat Sandi Aplikasi Gmail sebenarnya cukup sederhana.

Urutannya adalah:

1. Login ke Akun Google

↓

2. Buka Keamanan & Login

↓

3. Aktifkan Verifikasi 2 Langkah

↓

4. Buka Sandi Aplikasi

↓

5. Buat Sandi Aplikasi

↓

6. Salin password 16 digit

↓

7. Masukkan ke konfigurasi SMTP

Kemudian konfigurasi SMTP Gmail dapat menggunakan:

SMTP Host : smtp.gmail.com
Port      : 587
Encryption: TLS
Username  : emailanda@gmail.com
Password  : Sandi Aplikasi

Sekarang akun Gmail sudah dapat digunakan untuk autentikasi SMTP pada website atau aplikasi yang memang membutuhkan metode tersebut.

Yang paling penting adalah jangan menggunakan atau membagikan password utama Gmail, dan simpan Sandi Aplikasi dengan aman.

FAQ

Apa itu Sandi Aplikasi Gmail?

Sandi Aplikasi adalah kode 16 digit yang dapat digunakan aplikasi tertentu untuk mengakses Akun Google tanpa menggunakan password utama akun.

Kenapa menu Sandi Aplikasi Gmail tidak muncul?

Penyebab paling umum adalah Verifikasi 2 Langkah belum aktif. Pada akun organisasi atau konfigurasi keamanan tertentu, fitur tersebut juga dapat dibatasi.

SMTP Gmail menggunakan port berapa?

Untuk TLS/STARTTLS umumnya menggunakan:

587

Sedangkan SSL dapat menggunakan:

465

Apa SMTP Host Gmail?

Gunakan:

smtp.gmail.com

Password SMTP Gmail diisi apa?

Gunakan Sandi Aplikasi Google, bukan password utama Gmail.

Apakah Sandi Aplikasi harus dibuat setelah mengaktifkan Verifikasi 2 Langkah?

Ya. Google mensyaratkan Verifikasi 2 Langkah aktif agar Sandi Aplikasi dapat dibuat.

Kenapa SMTP berhenti setelah saya mengganti password Google?

Google mencabut Sandi Aplikasi ketika password utama Akun Google diubah. Anda perlu membuat Sandi Aplikasi baru kemudian menggantinya pada konfigurasi SMTP.