Dokumen Purchasing

Urutan dokumen dalam proses purchasing (pembelian) biasanya terdiri dari beberapa tahapan, tergantung pada kebijakan perusahaan. Berikut adalah urutan umum dokumen dalam proses purchasing:

1. Purchase Requisition (PR) – Permintaan Pembelian

• Dokumen yang dibuat oleh departemen yang membutuhkan barang/jasa.
• Berisi detail barang/jasa yang dibutuhkan, jumlah, spesifikasi, dan alasan permintaan.

2. Request for Quotation (RFQ) – Permintaan Penawaran

• Dikirim ke beberapa vendor/supplier untuk meminta penawaran harga, kualitas, dan ketentuan lainnya.
• Bisa berbentuk Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH).

3. Quotation (Penawaran Harga) dari Vendor

• Dokumen yang dikirim oleh vendor sebagai tanggapan atas RFQ.
• Berisi harga, spesifikasi barang/jasa, syarat pembayaran, dan waktu pengiriman.

4. Purchase Order (PO) – Surat Pesanan Pembelian

• Dokumen resmi yang dikirim ke vendor setelah penawaran dipilih.
• Berisi detail barang, jumlah, harga, dan syarat pembayaran.
• PO ini mengikat secara hukum antara pembeli dan vendor.

5. Delivery Order (DO) – Surat Jalan

• Diterbitkan oleh vendor saat barang dikirim.
• Berisi informasi barang yang dikirim, jumlah, dan tujuan pengiriman.
• Digunakan untuk mencocokkan barang yang diterima dengan pesanan.

6. Goods Receipt Note (GRN) – Bukti Penerimaan Barang

• Dibuat oleh bagian gudang saat menerima barang dari vendor.
• Digunakan untuk memverifikasi apakah barang sesuai dengan PO dan DO.

7. Invoice (Faktur) dari Vendor

• Dokumen tagihan dari vendor untuk pembayaran barang/jasa yang telah dikirim.
• Harus sesuai dengan PO dan GRN sebelum diproses pembayarannya.

8. Payment Voucher (Bukti Pembayaran)

• Dokumen yang digunakan oleh bagian keuangan untuk memproses pembayaran kepada vendor.
• Bisa berupa bukti transfer atau cek pembayaran.

Dokumen-dokumen ini bisa bervariasi tergantung pada kebijakan perusahaan dan sistem purchasing yang digunakan. Apakah Anda ingin format tertentu atau tambahan dokumen lainnya? 😊